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YLOPÉE

Saviez vous qu’un collaborateur passe en moyenne 15% de son temps à lire une information, et 50% de son temps à la chercher parmi tous les documents.

Le logiciel Ylopée redonne le pouvoir aux organisations d’optimiser leur performance globale grâce à la mise en place d’une solution de gestion électronique des documents complète et intuitive.

L’objectif de cet outil collaboratif est de favoriser l’exploitation et le partage des données au sein de votre entreprise !

FONCTIONNALITÉS PRINCIPALES

Archivage à valeur probante

Stockage et archivage des factures et documents respectant la notion de copie fiable du document

(Respect  des directives du décret n°2016 -1673 du 5 décembre 2016 et de l’arrêté du 22 mars 2017)

Circuit de validation

Automatisation des circuits de validation des factures de façon simple (une liste valideur) ou complexe (création de règles de validation spécifiques en fonction des montants par exemple).

Notre processus d’archivage et de validation a été validé par la DGFIP.

Lien entre document

Ylopée offre la possibilité de créer des liens entre les documents de façon manuelle ou automatisée.

Cette fonction simplifie la consultation des documents avec les justificatives liés (bordereau de mandat avec ses factures et leurs pièces justificatives)

UNE GESTION SIMPLIFIÉE

Ylopée gère des centaines de milliers de documents de notifications IPG (Identification pérenne généralisée) ainsi que des factures en direction du logiciel de comptabilité publique, MUSE, qui encadre l’édition de tous les documents règlementaires de la comptabilité publique M9-1 et M9-2.

La dématérialisation et l’archivage permettent la création d’une base documentaire riche et complète, qui évolue avec le temps (archives, modifications, versions) et est accessible par tous les collaborateurs de l’entreprise en fonction de leurs droits utilisateurs.

Fiabilité, sécurité des informations, gestion des droits d’accès (intégration de votre gestion d’authentification), circuit de validation des documents (Fonctionnalités workflow intégrées), sont autant de points essentiels pour l’amélioration de la productivité de votre PME.

Notre équipe d’experts vous accompagne dans le déploiement des systèmes d’acquisitions numériques pour vous garantir un usage optimal d’YLOPÉE au quotidien pour toutes vos demandes spécifiques :  la gestion de numérisation de masses de documents papiers, les systèmes d’indexations des données, le classement et le stockage des informations numérisées etc.

Ylopée prend en compte tous les formats numériques de documents provenant de sources diverses, de la numérisation à l’indexation, à la création des dossiers tout en respectant la thématique de classement afin d’harmoniser les processus de gestion de l’information.

SYSTÈME COLLABORATIF

Une solution intuitive adaptée à tous les collaborateurs

Direction

Paramétrez des règles adaptées à votre stratégie d’entreprise

Donnez les clés à vos équipes d’optimiser leur travail

Vérifiez le respect des workflow de validations

Dirigeant

Comptabilité

Signez électroniquement vos documents

Respectez les normes d’archivage à valeur probante

Assurez la sécurité des contrats, factures …

Comptable

Commercial

Accédez simplement et
rapidement à vos documents

Transmettez des informations
à vos collègues

Ne perdez plus vos documents de travail

Salarié

Articles & cas clients

La GED, un atout pour la transition numérique des entreprises

La gestion électronique des documents, plus connue sous l’acronyme GED, est un ensemble de moyens techniques encadrant les opérations liées aux documents au sein d’une entreprise.

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La GED YLOPÉE adaptée au secteur agricole

Depuis 1924, les chambres d’agriculture représentent et accompagnent les acteurs du secteur agricole français : groupements professionnels, exploitants, propriétaires & salariés

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ILS NOUS FONT CONFIANCE

« Nous avons accompagné 16 Chambres d’agriculture dans la mise en place de leur stratégie de gestion électronique des documents ainsi que dans la formation et l’accompagnement des collaborateurs. »

OKTEO PROPOSE AUSSI

Facilitez la gestion de vos données d’entreprise avec Ylopée ! Contactez notre équipe commerciale 04 74 25 09 85